ماجرا معمولاً این‌طور شروع می‌شود: پذیرش دانشگاه رسیده، مهلت ارسال مدارک دو هفته دیگر تمام می‌شود و شما با دلهره ریزنمرات و مدرک کارشناسی‌تان را می‌برید برای ترجمه رسمی. ترجمه‌ها آماده می‌شود، اسکن می‌کنید، می‌فرستید. ده روز بعد ایمیلی می‌رسد: «ترجمه‌های ارسالی با الزامات ما هم‌خوانی ندارد.» همین. پولی که داده‌اید رفته، وقتی که گذاشته‌اید رفته و مهلت هم دارد از زیر دستتان درمی‌رود.
این اتفاق کم نمی‌افتد، و بیشتر وقت‌ها هم به بی‌دقتی شما ربط ندارد. قانون‌ها از کشوری به کشور دیگر فرق می‌کنند، از دانشگاهی به دانشگاه دیگر هم. یک نمونه‌اش را ببینید: کنوانسیون آپوستیل لاهه، که تأیید اسناد بین کشورها را با یک مهر واحد ساده کرده، بیش از ۱۲۰ عضو دارد. ایران جزو آن‌ها نیست. یعنی مدرکی که از ایران بیرون می‌رود معمولاً باید زنجیره‌ی تأیید چندمرحله‌ای خودش را طی کند، و هر حلقه‌ی این زنجیره زمان و هزینه‌ی خودش را دارد. اگر از اول ندانید مقصد دقیقاً چه چیزی می‌خواهد، ممکن است نصف راه را بروید و بعد بفهمید باید مسیر دیگری می‌رفتید.
خبر خوب این است که تقریباً همه‌ی این دردسرها با چند سؤال قابل پیشگیری است؛ سؤال‌هایی که جوابشان را فقط خود دانشگاه، سفارت یا همان نهاد خارجی می‌داند، نه دوست شما که پارسال همین کار را کرد و نه گروه تلگرامی‌ای که همه‌چیز را قطعی می‌گویند. وقتی پیش از ترجمه می‌پرسید، یک بار ترجمه می‌کنید و تمام. هزینه‌ی تکراری نمی‌دهید، پرونده‌تان از همان دفعه‌ی اول کامل است و شب‌ها هم با این فکر نمی‌خوابید که «نکند یک چیزی کم باشد».
در ادامه، سؤال‌ها را یکی‌یکی مرور می‌کنیم؛ هرکدام را با دلیلش و با موقعیت‌هایی که در عمل پیش می‌آید.
اول یک نکته: «ترجمه رسمی» همه‌جا یک معنی ندارد
در ایران قضیه روشن است. مترجم رسمی قوه قضائیه مهر و امضای مشخصی دارد و ترجمه‌اش با همین مهر معتبر شناخته می‌شود. اما همین ترجمه وقتی به دست یک دانشگاه در کانادا، یک سفارت در اروپا یا اداره‌ای در ترکیه می‌رسد، لزوماً همان وزن را ندارد.
در بسیاری از کشورها اصطلاح‌هایی مثل ترجمه‌ی تأییدشده (certified)، ترجمه‌ی سوگندخورده (sworn) یا ترجمه‌ی دارای تأیید دفترخانه (notarized) با هم فرق دارند، و هر مرجع یکی از این‌ها یا ترکیبی از آن‌ها را می‌خواهد. پس وقتی می‌گویند «ترجمه‌ی رسمی بفرستید»، باید بپرسید منظورشان دقیقاً کدام است. تمام سؤال‌های پایین از همین نقطه شروع می‌شوند.
سؤال اول: دقیقاً کدام مدارک باید ترجمه رسمی شوند؟
خیلی‌ها این را حدس می‌زنند و همین‌جا اولین اشتباه اتفاق می‌افتد. یکی فکر می‌کند فقط مدرک پایان تحصیل کافی است، دیگری همه‌چیز را ترجمه می‌کند، از شناسنامه تا گواهی اشتغال، و بعد معلوم می‌شود نیمی از آن‌ها را کسی نخواسته بود.
مثلاً دانشگاهی ممکن است برای مرحله‌ی درخواست فقط ریزنمرات و مدرک مقطع قبلی را بخواهد. همان کشور برای ویزای تحصیلی احتمالاً فهرست دیگری دارد: شناسنامه، گواهی عدم سوءپیشینه، شاید گواهی تأهل یا سند مالی. بنابراین از هر مرجع جداگانه بپرسید:
- فهرست دقیق مدارکی که ترجمه می‌خواهند چیست؟
- مدارکی که به انگلیسی صادر شده (مثل نتیجه‌ی آزمون زبان) نیازی به ترجمه ندارند؟
- اگر دانشگاه محل تحصیل شما ریزنمرات انگلیسی صادر می‌کند، آن را به‌جای ترجمه‌ی رسمی می‌پذیرند؟
سؤال آخر بیشتر از چیزی که فکر می‌کنید به درد می‌خورد. بعضی دانشگاه‌های ایرانی خودشان نسخه‌ی انگلیسی ریزنمرات را با مهر دانشگاه صادر می‌کنند. بعضی مراجع خارجی همین را قبول دارند، بعضی ترجمه‌ی مستقل مترجم رسمی را هم کنارش می‌خواهند. جوابش را فقط خودشان می‌دانند.
سؤال دوم: ترجمه رسمی به کدام زبان باشد؟
شاید بگویید این که واضح است. نه کاملاً. دانشگاه‌های بسیاری در کشورهای غیرانگلیسی‌زبان ترجمه‌ی انگلیسی را می‌پذیرند، ولی سفارت یا اداره‌ی مهاجرت همان کشور ممکن است حتماً زبان رسمی خودش را بخواهد. این دو لزوماً یکی نیست.
یک مثال ملموس: کسی برای تحصیل در ترکیه پذیرش گرفته. دانشگاه با ترجمه‌ی انگلیسی کنار آمده، اما برای کارهای اداری و اقامت، مرجع دیگری ترجمه‌ی ترکی می‌خواهد. اگر هر دو را از یک ترجمه‌ی انگلیسی پوشش بدهید، یکی از آن‌ها دست‌خالی برمی‌گردد. پس بپرسید: برای این مرحله از پرونده، زبان ترجمه چیست؟ و اگر مرحله‌ی بعدی دیگری هم هست، زبانش فرق می‌کند یا نه؟
سؤال سوم: مترجم رسمی باید چه مشخصاتی داشته باشد؟
این مهم‌ترین سؤال فهرست است و بیشترین رد شدن‌ها از همین‌جاست. گزینه‌هایی که در عمل پیش می‌آید:
- ترجمه‌ی مترجم رسمی ایران (با مهر و امضای مترجم) برای آن‌ها کافی است.
- ترجمه‌ی مترجم رسمی ایران را می‌پذیرند، ولی تأیید بیشتری رویش می‌خواهند.
- فقط مترجمی را قبول دارند که در کشور خودشان ثبت‌شده یا عضو انجمن حرفه‌ای مترجمان آن کشور باشد.
- ترجمه باید در همان کشور انجام شود و دفترخانه‌ی آنجا تأییدش کند.
در عمل، بعضی نهادها مترجم رسمی ایران را بدون مشکل می‌پذیرند و بعضی هم فقط مترجم‌های مورد تأیید خودشان را. هیچ قاعده‌ی جهان‌شمولی وجود ندارد. جمله‌ی «دوستم هم همین‌جا ترجمه کرد و قبول شد» اینجا اعتبار ندارد، چون ممکن است آن دوست برای برنامه‌ی دیگری، در سال دیگری یا با شرایط دیگری اقدام کرده باشد.
یک سؤال فرعی هم بپرسید: آیا متن خاصی برای اظهار صحت ترجمه (که مترجم بنویسد ترجمه مطابق اصل است و نام و اطلاعات تماس خودش را بزند) لازم است؟ بعضی مراجع، به‌خصوص برای مهاجرت، قالب مشخصی را می‌خواهند.
سؤال چهارم: بعد از ترجمه رسمی چه تأییدهایی لازم است؟
اینجا همان زنجیره‌ای است که در ابتدای مطلب گفتیم. مدرکی که از ایران برای استفاده در خارج می‌رود، بسته به مقصد، ممکن است این مراحل را داشته باشد:
- ترجمه و مهر مترجم رسمی؛
- تأیید مهر مترجم توسط دادگستری؛
- تأیید وزارت امور خارجه؛
- تأیید سفارت یا کنسولگری کشور مقصد.
همه‌ی مقصدها همه‌ی این مراحل را نمی‌خواهند. بعضی تا دادگستری کافی می‌دانند، بعضی هم تا سفارت پیش می‌روند. پس بپرسید: کدام مراحل برای پرونده‌ی من لازم است و به چه ترتیب؟
دو نکته‌ی مهم دیگر هم هست. اول این‌که اگر مرجع مقصد از شما آپوستیل خواست، باید بدانید که چون ایران عضو کنوانسیون آپوستیل نیست، این مهر در ایران صادر نمی‌شود. در این حالت باید بپرسید جایگزین پذیرفته‌شده چیست؛ معمولاً همان تأیید کنسولی است. دوم این‌که بعضی کشورها سفارت فعالی در تهران ندارند و تأیید باید از طریق نمایندگی‌شان در کشور سوم انجام شود. این روی زمان‌بندی تأثیر مستقیم دارد، پس همان اول که مسیر را می‌پرسید این را هم روشن کنید.
سؤال پنجم: ترجمه رسمی از روی اصل مدرک باشد یا کپی برابر اصل؟
مترجم رسمی معمولاً ترجمه را همراه تصویر مدرک اصلی یا کپی برابر اصل‌شده ارائه می‌دهد و این دو به هم الصاق و مهر می‌شوند. اما مرجع خارجی ممکن است چیز دیگری بخواهد؛ مثلاً این‌که کپی مدرک را خود دانشگاه محل تحصیل شما تأیید کرده باشد، یا این‌که ترجمه روی مدرک اصلی انجام شود، یا حتی این‌که اصل مدرک را در مرحله‌ای ببینند.
بپرسید: به ترجمه چه چیزی باید ضمیمه باشد؟ کپی ساده، کپی برابر اصل، یا نسخه‌ی صادرشده مستقیم از دانشگاه؟ این سؤال کوچک است، ولی اگر نپرسید ممکن است همه‌ی کار را از اول انجام دهید.
سؤال ششم: مدارک فیزیکی بفرستم یا اسکن؟
در خیلی از دانشگاه‌ها مرحله‌ی درخواست با اسکن پیش می‌رود و فقط بعد از پذیرش از شما نسخه‌ی فیزیکی می‌خواهند. در بعضی دیگر، ریزنمرات باید مستقیم از دانشگاه مبدأ و داخل پاکت مهروموم‌شده به آن‌ها برسد، و ترجمه جداگانه یا همراه آن. برای ویزا هم معمولاً دست‌کم بخشی از مدارک فیزیکی است.
پس این‌ها را بپرسید:
- نسخه‌ی اسکن‌شده کافی است یا نسخه‌ی فیزیکی هم لازم است؟
- مدارک باید در پاکت مهروموم‌شده باشد؟
- چند نسخه می‌خواهند؟
- اگر اسکن می‌فرستم، کیفیت و فرمت خاصی (مثلاً PDF رنگی) لازم است؟
جواب این سؤال‌ها مشخص می‌کند چند نسخه‌ی ترجمه و تأیید باید تهیه کنید. اگر دو نسخه لازم است و شما یک نسخه گرفته‌اید، دوباره باید مراحل تأیید را از اول بروید.
سؤال هفتم: اسم‌ها و تاریخ‌ها چطور نوشته شوند؟
این بخش بی‌سروصداترین منبع دردسر است. فرض کنید در پاسپورتتان نوشته Mohammad Reza و مترجم، که چیز دیگری از شما نخواسته، در ترجمه‌ی مدرک Mohammadreza یا Mohammed Reza نوشته. به چشم شما یکی است. به چشم یک کارشناس سفارت که دو سند را کنار هم می‌گذارد، دو اسم است و ممکن است سؤال یا درخواست توضیح پیش بیاید. همین ماجرا درباره‌ی Ebrahim و Ibrahim، یا Hossein و Hosein هم صادق است.
راه‌حلش ساده است: پیش از ترجمه بپرسید اسم‌ها باید دقیقاً مطابق پاسپورت باشند یا مرجع فقط یک نوشتار منسجم می‌خواهد. بعد کپی پاسپورت را به مترجم بدهید تا همین املا را برای نام خودتان، نام پدر و حتی نام دانشگاه و دانشکده به کار ببرد.
تاریخ‌ها هم همین‌طورند. مدارک ایرانی معمولاً تاریخ شمسی دارند. بپرسید ترجمه باید تاریخ میلادی هم داشته باشد یا همان تاریخ شمسی اصلی کافی است. بعضی مراجع هر دو را کنار هم می‌خواهند تا بتوانند تطبیق دهند.
سؤال هشتم: نمره‌ها و معدل را چه کنم؟
ترجمه رسمی فقط ترجمه است. معدل ۱۷ از ۲۰ در ترجمه همان ۱۷ از ۲۰ می‌ماند و مترجم آن را به معادل نمره‌ی آمریکایی یا اروپایی تبدیل نمی‌کند. چنین تبدیلی کار مترجم نیست.
اما بعضی دانشگاه‌ها یا مراجع مهاجرت می‌خواهند مدارک شما را یک مؤسسه‌ی ارزیابی مدرک بررسی کند و گزارش بدهد؛ یعنی چیزی که با ترجمه فرق دارد. شاید هم یک توضیح ساده درباره‌ی نظام نمره‌دهی کافی باشد. پس بپرسید: آیا ارزیابی مدرک لازم است؟ توسط چه مؤسسه‌هایی؟ و آیا ترجمه‌ی رسمی را هم باید به آن ارزیابی ضمیمه کنم؟ اگر این مرحله لازم باشد، معمولاً خود مؤسسه‌ی ارزیابی هم ترجمه‌ی خاص خودش را می‌خواهد، و بدون پرسیدن از قبل از آن بی‌خبر می‌مانید.
سؤال نهم: مهلت‌ها و تاریخ انقضا چیست؟
دو نوع مهلت داریم. یکی مهلت ارسال پرونده، که همه می‌دانند. دیگری اعتبار خود مدرک که کمتر کسی به آن فکر می‌کند. بعضی مدارک، مثل گواهی عدم سوءپیشینه، در بسیاری از مراجع فقط چند ماه از تاریخ صدور اعتبار دارند. اگر مدرکی را زود تهیه و ترجمه کنید و پرونده دیر برسد، ممکن است دوباره از اول لازم شود.
سؤال‌هایی که باید بپرسید:
- مدرک از تاریخ صدور تا چه زمانی معتبر است؟
- ترجمه‌ای که ماه‌ها پیش انجام شده هم اعتبار دارد یا باید تازه باشد؟
- در مراحل تأیید، حداقل چه فاصله‌ای باید بین ترجمه و ارسال باشد؟
بعد زمان‌بندی را از پایان به ابتدا بچینید. مهلت نهایی را بگذارید و حساب کنید: ارسال و رسیدن چند روز، تأیید سفارت یا کنسولگری چند روز، دادگستری و وزارت خارجه چند روز، ترجمه چند روز. در فصل‌های پرتراکم، مثل چند هفته مانده به مهلت پذیرش دانشگاه‌ها یا شروع فصل مهاجرت‌ها، همه‌ی این مراحل کندتر می‌شود. ماجرا را هرچه زودتر شروع کنید بهتر است.
سؤال دهم: اگر ایراد گرفتند چه می‌شود؟
یک سؤال که هیچ‌کس قبل از ترجمه نمی‌پرسد، ولی خیلی به کار می‌آید: «اگر ترجمه‌ی من مشکل داشت، فرصت اصلاح دارم؟» بعضی مراجع اجازه می‌دهند ظرف چند روز اصلاح کنید و دوباره بفرستید. بعضی دیگر پرونده را همان‌جا کنار می‌گذارند.
این را بپرسید و پاسخ را کتبی نگه دارید. به‌عنوان یک عادت کلی، هر پاسخی را که از مرجع خارجی می‌گیرید، چه ایمیل باشد چه پیام در سامانه‌ی پذیرش، ذخیره کنید. اگر بعداً کسی چیز دیگری گفت، شما سندی دارید که چه چیزی به شما اعلام شده بود.
اگر مدرک از خارج می‌آید و قرار است در ایران استفاده شود
مسیر برعکس هم وجود دارد: گواهی تولد فرزندی که در خارج به دنیا آمده، سند ازدواج ثبت‌شده در یک کشور دیگر، مدرک دانشگاه خارجی که باید در ایران ارائه شود. اینجا معمولاً مدرک ابتدا باید در کشور صادرکننده تأیید شود، بعد سفارت یا کنسولگری ایران در آن کشور آن را تأیید کند، و بعد در ایران ترجمه‌ی رسمی به فارسی انجام شود. اما ترتیب و جزئیات بسته به کشور و بسته به نهادی که در ایران مدرک را می‌خواهد (ثبت احوال، وزارت علوم، سازمان‌های دیگر) فرق می‌کند.
سؤال‌هایی که اینجا باید بپرسید از دو جا بپرسید: از نمایندگی ایران در آن کشور و از همان مرجع داخل ایران که مدرک را می‌خواهد. هر کدام ممکن است یک مرحله را بخواهند که دیگری نخواسته. مثلاً بپرسید آیا ترجمه باید حتماً در ایران انجام شود یا ترجمه‌ی انجام‌شده در کشور مبدأ هم قبول است، و آیا تأیید سفارت قبل از ترجمه لازم است یا بعد از آن.
یک ایمیل نمونه که می‌توانید همین امروز بفرستید
خیلی‌ها از نوشتن ایمیل به دانشگاه یا سفارت می‌ترسند، چون فکر می‌کنند زبان رسمی و پیچیده‌ای لازم است. این‌طور نیست. ایمیل کوتاه، مؤدب و با سؤال‌های شماره‌دار بهتر از یک متن طولانی جواب می‌گیرد. نمونه‌ای که می‌توانید تغییر دهید:
Subject: Question about document translation requirements – [Program name], [Application ID]
Dear Admissions Office,
I am applying to [program name]. My academic documents were issued in Iran in Persian, and I would like to make sure I prepare the translations correctly before ordering them. Could you please confirm the following?
1. Which of my documents need to be translated?
2. Do you accept translations by a certified translator in Iran (bearing the translator’s seal and signature), or must the translator be accredited in [country]?
3. Do the translations need any further notarization or legalization?
4. Should I submit scanned copies or originals, and is a sealed envelope required?
5. Is there a validity period or a deadline I should be aware of?
Thank you for your time.
Kind regards, [Your full name as in passport]
جواب را که گرفتید، یک نسخه از آن را برای خودتان نگه دارید و یک نسخه هم همراه مدارک به دارالترجمه ببرید.
پنج اشتباهی که زیاد می‌بینیم
ترجمه قبل از پرسیدن. این عادت هم رایج‌ترین است و هم گران‌ترین. وقتی ترجمه انجام شد و تأیید دادگستری و وزارت خارجه هم خورد، تغییر آن راحت نیست.
تکیه بر تجربه‌ی دیگران. «دوستم همین را فرستاد و قبول شد» جمله‌ی خطرناکی است، چون قانون‌ها عوض می‌شوند و دو برنامه‌ی مختلف در یک دانشگاه هم ممکن است الزامات متفاوتی داشته باشند.
اعتماد به اطلاعات قدیمی یا واسطه. پست یک فروم که سه سال پیش نوشته شده یا توضیح یک سایت واسطه، جای صفحه‌ی رسمی مرجع را نمی‌گیرد. اول سایت رسمی را ببینید، بعد اگر چیزی مبهم بود ایمیل بزنید.
ناهماهنگی اسم‌ها. همان داستان Mohammad و Mohammed. یک بار برای همیشه املای پاسپورت را مبنا قرار دهید.
دیر شروع کردن مراحل تأیید. ترجمه خودش شاید دو سه روز طول بکشد، اما تأیید دادگستری و وزارت خارجه و سفارت زمان بیشتری می‌برد. بسیاری از مهلت‌ها همین‌جا از دست می‌روند.
قبل از رفتن به دارالترجمه چه چیزهایی همراه داشته باشید
اگر پاسخ مرجع خارجی در دست شما باشد، دارالترجمه می‌تواند دقیقاً همان چیزی را آماده کند که لازم است، نه یک ترجمه‌ی عمومی که امید است قبول شود. پس این‌ها را آماده کنید:
- مدارک اصلی و در صورت نیاز کپی برابر اصل؛
- کپی پاسپورت برای املای اسم‌ها؛
- فهرست مدارکی که مرجع خارجی خواسته؛
- ایمیل یا پاسخ رسمی مرجع درباره‌ی نوع ترجمه و تأییدها؛
- مهلت نهایی ارسال، و این‌که پرونده از چه راهی (پست، سامانه، تحویل حضوری) می‌رسد.
ما در دارالترجمه ولیعصر تبریز بارها دیده‌ایم که همین یک برگه، یعنی جواب مرجع، تفاوت بین یک ترجمه‌ی بدون دردسر و سه بار رفت‌وآمد را رقم می‌زند. اگر هم جواب نگرفتید یا مبهم بود، می‌توانید با کارشناس دارالترجمه مشورت کنید؛ ولی حرف آخر را همیشه خود مرجع می‌زند.
برگردیم به ابتدای ماجرا، به همان ایمیلی که می‌گفت ترجمه‌ها قابل قبول نیست. فرقش با ایمیل خوب در یک چیز است: این ایمیل بعد از ترجمه می‌آید و آن یکی قبل از آن. ده دقیقه وقت گذاشتن برای چند سؤال روشن، شاید ارزان‌ترین کاری باشد که می‌توانید برای پرونده‌تان بکنید.
سوالات متداول
نه، و قاعده‌ی عمومی هم وجود ندارد. بسیاری از دانشگاه‌ها و مراجع ترجمه‌ی مترجم رسمی ایران را می‌پذیرند، بعضی علاوه بر آن تأیید دادگستری یا وزارت خارجه یا سفارت می‌خواهند، و بعضی هم فقط مترجمی را قبول دارند که در کشور خودشان ثبت‌شده باشد. پاسخ دقیق را باید از خود مرجع بگیرید و ترجیحاً کتبی.
اول دوباره صفحه‌ی رسمی راهنمای مدارک را با دقت بخوانید، چون جواب اغلب همان‌جاست. اگر نبود، از راه‌های دیگر ارتباطی مرجع (تلفن، فرم تماس، سامانه‌ی پذیرش) سؤال را تکرار کنید و ایمیل را با مهلت واقعی‌تان دوباره بفرستید. اگر باز هم پاسخی نیامد، جزئیات را با دارالترجمه در میان بگذارید تا بر اساس شرایط رایج همان کشور محتاطانه‌ترین مسیر را پیشنهاد کنند؛ اما بدانید این جایگزین تأیید رسمی مرجع نیست.
بسته به نوع مدرک و مقصد فرق می‌کند. در بیشتر موارد ترجمه‌ی رسمی اولین قدم است و بعد تأیید مهر مترجم در دادگستری، وزارت خارجه و در صورت لزوم سفارت می‌آید. اما برای بعضی مدارک تحصیلی ممکن است ابتدا لازم باشد تأییدیه‌ی دانشگاه یا مرجع آموزشی مربوطه را بگیرید و بعد سراغ ترجمه بروید. بهترین کار این است که ترتیب مراحل را هم در ایمیل‌تان به مرجع مقصد بپرسید.
