بیش از چهار میلیون ایرانی بیرون از مرزها زندگی می‌کنند. این رقم را دبیرخانه شورای عالی امور ایرانیان خارج از کشور در گزارش سال ۱۳۹۹ اعلام کرد و معاون کنسولی وزارت خارجه بعدتر از عددی نزدیک به پنج میلیون نفر حرف زد. پشت هر کدام از این آدم‌ها، یک نفر در ایران منتظر برگه‌ای است که ترجمه رسمی فارسی شود. سند ازدواجی که باید در شناسنامه ثبت شود، گواهی فوتی که بدون آن انحصار وراثت جلو نمی‌رود، مدرک تحصیلی‌ای که قرار است این‌جا پذیرفته شود.
صحنه‌ای که ما در دارالترجمه بارها دیده‌ایم این است: کسی با پاکتی وارد می‌شود که با پست سریع و کلی هزینه از آلمان یا ترکیه رسیده. برگه را روی میز می‌گذارد و می‌گوید «فقط فارسی‌اش کنید، فردا لازمش دارم.» و ما مجبوریم خبری بدهیم که هیچ‌کس دوست ندارد بشنود: این سند، با همه‌ی مهرهایش، هنوز قابل ترجمه رسمی نیست.
گره کار در ترجمه نیست. متن را می‌شود در یک ساعت برگرداند. گره این است که مهر یک اداره‌ی ثبت در آنکارا یا یک محضر در هامبورگ برای ادارات ایران ناشناس است، و تا کسی رسماً ضمانت نکند که این مهر واقعی است، مترجم رسمی هم نمی‌تواند پای ترجمه مهر و سربرگ بزند.
خبر خوب این است که مسیر کاملاً روشن است. اگر از اول درست حرکت کنید، نه پول دوباره‌کاری می‌دهید، نه هفته‌ها چشم‌انتظار پست می‌مانید. در این مطلب، از تجربه‌ی روزمره‌مان در دارالترجمه رسمی ولیعصر تبریز می‌گوییم سند خارجی شما از کدام مسیرها می‌تواند عبور کند، کدام مسیر به کار چه کسی می‌آید، و اگر هیچ‌کدام شدنی نبود، چه گزینه‌ای برایتان می‌ماند.
چرا مترجم رسمی نمی‌تواند هر سند خارجی را ترجمه کند؟
بیایید یک سوءتفاهم رایج را همین اول کنار بگذاریم. مهر مترجم رسمی فقط نمی‌گوید «این متن درست ترجمه شده». این مهر به دادگاه، ثبت احوال، بانک و دفترخانه می‌گوید این ترجمه‌ی یک سند معتبر است. مترجم رسمی زیر نظر قوه قضاییه کار می‌کند و پای امضایش مسئول است. اگر سندی جعلی ترجمه و مهر شود، اولین نفری که باید جواب بدهد خود مترجم است.
حالا مترجم در تبریز چطور بفهمد مهر شهرداری یک شهر کوچک در کانادا واقعی است؟ نمی‌تواند. هیچ‌کس در ایران نمونه‌ی امضای کارمندان ادارات خارجی را ندارد. برای همین کشورها سازوکاری ساخته‌اند به اسم «تصدیق» یا Legalization که مثل یک زنجیره کار می‌کند: هر حلقه امضای حلقه‌ی قبلی را تأیید می‌کند.
- اداره‌ی صادرکننده سند را صادر می‌کند.
- وزارت امور خارجه (یا مرجع تعیین‌شده‌ی) همان کشور امضای آن اداره را تأیید می‌کند.
- سفارت یا کنسولگری ایران در آن کشور امضای وزارت خارجه‌ی آن‌جا را تأیید می‌کند.
- وزارت امور خارجه ایران امضای کنسولگری خودش را تأیید می‌کند.
وقتی این زنجیره کامل شد، سند از نظر حقوقی «آشنا» می‌شود و مترجم رسمی با خیال راحت ترجمه‌اش می‌کند.
آپوستیل برای ترجمه رسمی فارسی کافی نیست
خیلی‌ها می‌پرسند: «سندم آپوستیل دارد، دیگر چه می‌خواهید؟» آپوستیل یک برگه‌ی تأیید یکپارچه است که بین کشورهای عضو کنوانسیون ۱۹۶۱ لاهه جای همه‌ی آن حلقه‌های زنجیره را می‌گیرد. مجلس ایران قانون الحاق به این کنوانسیون را در سال ۱۳۹۱ تصویب کرد و هیئت وزیران هم در ۱۳۹۷ آیین‌نامه‌ی اجرایی‌اش را نوشت. اما ایران تا امروز در فهرست کشورهای عضو این کنوانسیون نیست و آپوستیلِ تنها، برای ادارات ایران کار زنجیره‌ی تأیید را انجام نمی‌دهد.
پس اگر کسی در آلمان یا ترکیه به شما گفت «آپوستیل بگیر، تمام است»، احتمالاً قوانین کشور خودش را گفته، نه ایران را.
سنام: چرا مترجم پیش از ترجمه رسمی فارسی دنبال اصالت سند است
ترجمه‌های رسمی امروز در سامانه‌ی سنام (سامانه نرم‌افزاری اسناد و امور مترجمان) ثبت می‌شوند. یکی از هدف‌های اعلام‌شده‌ی این سامانه، احراز اصالت سند پیش از شروع ترجمه و جلوگیری از ترجمه‌ی اسناد جعلی است و ارتباط برخط با وزارت امور خارجه هم دارد. یعنی وقتی مترجم از شما می‌خواهد سند را اول تأیید کنید، سخت‌گیری شخصی نمی‌کند. کار خودش را درست انجام می‌دهد.
برای اسناد صادرشده در خارج، این تأیید از سه راه به دست می‌آید. یکی‌یکی می‌رویم سراغشان.
راه اول ترجمه رسمی فارسی: تأیید سند در سامانه میخک
میخک کوتاه‌شده‌ی «سامانه مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی» است. درگاه رسمی وزارت امور خارجه به نشانی mikhak.mfa.gov.ir. اگر سال‌ها پیش اسم «سامانه تاک» را شنیده‌اید، میخک نسخه‌ی به‌روزشده‌ی همان است. ایرانیان خارج از کشور امور گذرنامه، سجلی، وکالت‌نامه و تأیید اسناد را از همین‌جا جلو می‌برند.
برای کسی که خودش یا یکی از نزدیکانش هنوز در کشور محل صدور سند زندگی می‌کند، میخک معمولاً تمیزترین مسیر است. دلیلش ساده است: تأیید کنسولگری به‌صورت الکترونیکی ثبت می‌شود و ردش در سیستم وزارت خارجه می‌ماند. دیگر لازم نیست فقط به یک مهر روی کاغذ تکیه کنید که ممکن است در پست آسیب ببیند یا کسی در اصالتش شک کند.
کار در میخک تقریباً این‌طور پیش می‌رود
- صاحب سند (یا کسی که در خارج وکالت دارد) در میخک ثبت‌نام می‌کند و پروفایلش را با اطلاعات گذرنامه کامل می‌کند.
- از بخش تأیید اسناد، نوع سند را انتخاب می‌کند، پرسش‌نامه را پر می‌کند و تصویر سند را بارگذاری می‌کند.
- کد رهگیری می‌گیرد و طبق نوبت یا راهنمایی کنسولگری، اصل سند را تحویل می‌دهد.
- کنسولگری سند را بررسی و تأیید می‌کند و این تأیید در سامانه ثبت می‌شود.
یک نکته که خیلی‌ها جا می‌اندازند: کنسولگری ایران امضای وزارت خارجه‌ی کشور میزبان را تأیید می‌کند، نه امضای هر اداره‌ی محلی را. پس معمولاً سند باید قبل از رفتن به کنسولگری، تأیید وزارت خارجه یا مرجع رسمی همان کشور را داشته باشد. قبل از گرفتن نوبت، توضیحات همان خدمت در میخک یا سایت کنسولگری را بخوانید. شرایط از کشوری به کشور دیگر فرق دارد.
بعد از تأیید در میخک چه کنیم؟
کد رهگیری و تصویر سند تأییدشده را نگه دارید و به مترجم رسمی بدهید. اصل سند هم باید همراهتان باشد، چون ترجمه‌ی رسمی از روی اصل انجام می‌شود. اگر در مرحله‌ی تأیید وزارت امور خارجه در داخل کشور کاری مانده باشد، دارالترجمه می‌تواند بگوید دقیقاً کدام مرحله باقی است. در تبریز هم لازم نیست برای این کار به تهران بروید. وزارت امور خارجه در مراکز استان‌ها دفتر نمایندگی دارد.
راه دوم ترجمه رسمی فارسی: تأیید کنسولگری ایران و وزارت امور خارجه
این همان مسیر کلاسیک است. همان زنجیره‌ای که بالاتر گفتیم، این بار روی کاغذ و با مهر. هنوز هم خیلی‌ها از همین راه می‌روند، مخصوصاً وقتی سند قدیمی است یا خدمت مربوط به آن در میخک تعریف نشده.
ترتیبش این است:
- تأیید در کشور صادرکننده. سند اول به تأیید وزارت امور خارجه‌ی آن کشور (یا مرجعی که آن وزارتخانه تعیین کرده) می‌رسد. در بعضی کشورها قبل از آن، یک مرحله‌ی محضری یا ایالتی هم لازم است.
- مهر سفارت یا کنسولگری ایران. نمایندگی ایران امضای وزارت خارجه‌ی آن کشور را تأیید می‌کند و مهرش را پشت یا روی سند می‌زند.
- تأیید وزارت امور خارجه در ایران. سند به ایران می‌آید و اداره‌ی تأیید اسناد وزارت امور خارجه، در تهران یا دفترهای استانی، امضای کنسولگری را تأیید می‌کند.
- ترجمه‌ی رسمی. حالا سند آماده است و مترجم رسمی آن را به فارسی برمی‌گرداند.
جایی که بیشترین اشتباه رخ می‌دهد مرحله‌ی سوم است. خیلی‌ها فکر می‌کنند مهر کنسولگری آخر خط است، چون «خود ایران» مهر زده. ولی از نگاه ادارات داخل، کنسولگری هم یک امضای دیگر است که باید وزارت خارجه آن را بشناسد. سندی که فقط مهر کنسولگری دارد، هنوز یک حلقه کم دارد.
وقتی ایران در آن کشور سفارت ندارد
در بعضی کشورها ایران سفارت ندارد و امور کنسولی از دفتر حفاظت منافع یا نمایندگی دیگری انجام می‌شود. نمونه‌ی آشنایش آمریکاست که امور ایرانیان آن‌جا از دفتر حفاظت منافع ایران در سفارت پاکستان در واشنگتن پیگیری می‌شود. اگر سندتان از کشوری مثل این است، قبل از هر کاری بپرسید کدام نمایندگی حوزه‌ی شما را پوشش می‌دهد. یک تماس یا یک نگاه به میخک جلوی هفته‌ها سرگردانی را می‌گیرد.
این مسیر به کار چه کسی می‌آید؟
به کار کسی که سند را خودش در دست دارد و هنوز در آن کشور است، یا کسی را آن‌جا دارد که با وکالت کار را انجام دهد. اگر شما الان در تبریز نشسته‌اید و سند در کشوی خانه‌تان است، این مسیر یعنی فرستادن سند به آن طرف، طی کردن مراحل و برگرداندنش. شدنی است، فقط از قبل برنامه بریزید و قبل از فرستادن، از همه‌ی صفحه‌های سند تصویر باکیفیت بگیرید.
راه سوم ترجمه رسمی فارسی: وقتی دستور قضایی در کار است
گاهی هیچ‌کدام از دو راه قبلی شدنی نیست. صاحب سند فوت کرده و کسی در آن کشور نمانده. اداره‌ی صادرکننده همکاری نمی‌کند. یا پرونده‌ای در دادگاه باز است و قاضی نمی‌تواند ماه‌ها منتظر رفت‌وآمد پستی بماند. برای این موقعیت‌ها قانون یک در باز گذاشته: دستور مرجع قضایی.
وقتی دادگاه یا دادسرایی که به پرونده رسیدگی می‌کند، کتباً به مترجم رسمی دستور ترجمه‌ی یک سند خارجی را بدهد، مترجم می‌تواند آن سند را بدون طی شدن زنجیره‌ی تأیید، با مهر و سربرگ ترجمه کند. در این حالت، مسئولیت پذیرفتن سند با همان مرجع قضایی است و مترجم فقط به دستور او عمل می‌کند.
یک مثال واقعی: خانمی در دادگاه خانواده‌ی تبریز پرونده‌ی مهریه دارد و می‌خواهد ثابت کند همسرش در خارج از کشور ازدواج دیگری ثبت کرده. سند آن ازدواج فقط به‌صورت یک برگه‌ی خارجی بدون تأیید در دست اوست. او نمی‌تواند از همسرش بخواهد سند را برایش تأیید کند. این‌جا وکیلش از قاضی درخواست می‌کند دستور ترجمه صادر شود، نامه‌ی دادگاه به دارالترجمه می‌آید و ترجمه برای همان پرونده انجام می‌شود.
دو نکته را حتماً در نظر داشته باشید:
- این دستور را خودتان نمی‌توانید بنویسید یا از هر اداره‌ای بگیرید. باید از طرف مرجعی بیاید که پرونده‌ی شما آن‌جا در جریان است.
- ترجمه‌ای که با دستور قضایی انجام می‌شود، معمولاً برای همان پرونده و همان مرجع کاربرد دارد. اگر فردا بخواهید با آن به ثبت احوال یا بانک بروید، ممکن است نپذیرند و همان مسیر تأیید را از شما بخواهند.
اگر هیچ‌کدام نشد: ترجمه‌ی غیررسمی
اگر سند نه در میخک تأیید شده، نه زنجیره‌ی کنسولگری و وزارت خارجه را گذرانده، و دستور قضایی هم در کار نیست، تنها چیزی که می‌ماند ترجمه‌ی غیررسمی است. یعنی ترجمه‌ای دقیق و کامل، اما بدون مهر مترجم رسمی و بدون سربرگ قوه قضاییه.
بگذارید رک بگوییم: این ترجمه در ادارات دولتی، دادگاه، ثبت احوال، دفاتر اسناد رسمی و بانک‌ها اعتبار رسمی ندارد. کسی که با آن به این مراجع برود، معمولاً دست خالی برمی‌گردد.
ولی بی‌فایده هم نیست. ترجمه‌ی غیررسمی در این موقعیت‌ها واقعاً به کار می‌آید:
- فهمیدن محتوای سند. وقتی نامه‌ای از یک بیمه یا بانک خارجی رسیده و فقط می‌خواهید بدانید چه نوشته.
- مشورت با وکیل. وکیل شما قبل از تصمیم‌گیری درباره‌ی شکایت یا دفاع، باید بداند سند چه می‌گوید.
- کنترل پیش از تأیید. پیش از فرستادن سند به مسیر طولانی تأیید، با یک ترجمه‌ی ساده می‌شود دید اسم‌ها، تاریخ‌ها و شماره‌ها درست ثبت شده یا نه. اگر اشتباهی هست، بهتر است همان اول اصلاحش کنید.
- مکاتبات خصوصی. بعضی شرکت‌ها یا طرف‌های تجاری برای کارهای داخلی خودشان به ترجمه‌ی مهرخورده نیاز ندارند.
اگر کارتان یکی از این‌هاست، ترجمه‌ی غیررسمی هم سریع‌تر است، هم ارزان‌تر. اما اگر سند قرار است جایی «ثبت» یا «قبول» شود، از همان اول دنبال یکی از سه راه قبلی باشید.
سه موقعیت واقعی که هر هفته با آن‌ها روبه‌رو می‌شویم
گواهی فوت از آلمان برای انحصار وراثت. پدر خانواده در آلمان فوت کرده و فرزندانش در تبریز برای گرفتن گواهی انحصار وراثت به شورای حل اختلاف رفته‌اند. شورا گواهی فوت را به فارسی و رسمی می‌خواهد. یکی از بچه‌ها که هنوز در آلمان است، سند را به تأیید مقامات آلمانی و بعد سفارت ایران می‌رساند و تأیید را در میخک ثبت می‌کند. خواهرش در تبریز با کد رهگیری و اصل سند به دارالترجمه می‌آید. اگر برادر برگه را بدون تأیید پست کرده بود، کل خانواده یک ماه عقب می‌افتادند.
سند ازدواج از دبی برای ثبت در شناسنامه. زوجی در امارات ازدواج کرده‌اند و حالا می‌خواهند این ازدواج در ایران هم ثبت شود. سند ازدواج امارات باید اول تأیید وزارت خارجه‌ی امارات و بعد کنسولگری ایران در دبی را بگیرد. خیلی‌ها مرحله‌ی تأیید امارات را جا می‌اندازند و در کنسولگری برگشت می‌خورند.
ریز نمرات دانشگاهی از ترکیه. دانشجویی که در استانبول درس خوانده، برای ارائه‌ی مدرکش در ایران به ترجمه‌ی رسمی نیاز دارد. ترکیه عضو کنوانسیون آپوستیل است و او با خیال راحت آپوستیل گرفته. اما همان‌طور که گفتیم، برای ایران این کافی نیست و او باید مسیر تأیید کنسولی را هم برود. اگر هنوز در ترکیه است، بهترین زمان برای این کار همین حالاست، نه بعد از برگشتن.
اشتباهاتی که وقت و پول را هدر می‌دهند
- دل خوش کردن به آپوستیل. بالاتر توضیح دادیم چرا برای ایران کافی نیست.
- تأیید گرفتن روی کپی به جای اصل. مهرها باید روی سندی باشد که بعداً ترجمه می‌شود. اگر روی کپی مهر گرفته‌اید و اصل را می‌آورید، یا برعکس، کار گره می‌خورد.
- ایستادن در مرحله‌ی کنسولگری. مهر کنسولگری بدون تأیید وزارت امور خارجه‌ی ایران، یک حلقه کم دارد.
- لمینیت کردن سند. سند لمینیت‌شده را نمی‌شود مهر زد و بعضی مراجع اصلاً آن را قبول نمی‌کنند. اگر سندی مهم است، لمینیتش نکنید.
- یکی نبودن املای اسم‌ها. در سند خارجی Mohammed آمده و در گذرنامه Mohammad. مترجم اسم را طبق مدرک هویتی شما می‌نویسد، اما اگر تفاوت جدی باشد، بعداً در اداره سؤال پیش می‌آید. قبل از تأیید، اسم‌ها را با گذرنامه مقایسه کنید.
- مشورت نکردن قبل از شروع. پنج دقیقه صحبت با دارالترجمه، قبل از اینکه سند را راهی مسیر تأیید کنید، می‌تواند معلوم کند اصلاً کدام سند لازم است و کدام نه.
چک‌لیست قبل از مراجعه به دارالترجمه
- اصل سند را دارم، نه فقط کپی یا عکس.
- سند یا در میخک تأیید شده، یا مهر کنسولگری ایران و تأیید وزارت امور خارجه‌ی ایران را دارد، یا دستور کتبی مرجع قضایی همراهم است.
- اگر از میخک استفاده کرده‌ام، کد رهگیری را دارم.
- گذرنامه یا مدرک هویتی صاحب سند (یا تصویرش) را برای تطبیق اسم‌ها آورده‌ام.
- می‌دانم ترجمه را برای کدام اداره می‌خواهم.
حرف آخر ما: اول سند را آشنا کنید، بعد ترجمه‌اش کنید
اگر بخواهیم کل این مطلب را در یک جمله خلاصه کنیم: سند خارجی تا وقتی تأیید نشده، برای ادارات ایران یک غریبه است و مهر مترجم رسمی نمی‌تواند جای این آشنایی را بگیرد. یا میخک، یا زنجیره‌ی کنسولگری و وزارت امور خارجه، یا دستور قضایی. بیرون از این سه، فقط ترجمه‌ی غیررسمی می‌ماند.
بیشترین هزینه را کسانی می‌دهند که اول سند را می‌فرستند و بعد می‌پرسند. ترتیب را برعکس کنید. قبل از اینکه کسی در آن طرف مرز برای مهر گرفتن نوبت بگیرد، یک تصویر از سند را به ما در دارالترجمه رسمی ولیعصر تبریز نشان دهید. می‌گوییم سند شما دقیقاً کدام تأییدها را لازم دارد، کدام مسیر برایتان کوتاه‌تر است و برای اداره‌ای که در نظر دارید چه چیزی کافی است. وقتی سند آماده شد، ترجمه‌ی رسمی‌اش را با دقت و سر وقت تحویلتان می‌دهیم.
سوالات متداول
بله. ایران در حال حاضر عضو کنوانسیون آپوستیل نیست و آپوستیل به‌تنهایی برای ادارات ایران تأیید کافی حساب نمی‌شود. سند باید یا در میخک تأیید شود، یا مسیر کنسولگری ایران و وزارت امور خارجه را طی کند. آپوستیلی که گرفته‌اید بی‌اثر نیست. در بعضی کشورها همان مرحله‌ی تأیید داخلی است که کنسولگری ایران پیش از مهر زدن می‌خواهد. این را از نمایندگی همان کشور بپرسید.
سه راه دارید. اگر کسی را در آن کشور دارید، می‌توانید به او وکالت بدهید تا تأیید را انجام دهد و سند را برایتان بفرستد. چنانچه سند مربوط به پرونده‌ای در دادگاه است، از طریق وکیل یا خودتان از قاضی بخواهید دستور ترجمه صادر کند. در صورتی که هیچ‌کدام شدنی نیست و فقط می‌خواهید محتوا را بدانید، ترجمه‌ی غیررسمی بگیرید. فقط یادتان باشد ادارات آن را نمی‌پذیرند.
نه. پروانه‌ی مترجم رسمی برای یک زبان مشخص صادر می‌شود. سند انگلیسی را مترجم رسمی انگلیسی ترجمه می‌کند، سند آلمانی را مترجم رسمی آلمانی و سند ترکی را مترجم رسمی ترکی. پیش از مراجعه، بپرسید دارالترجمه برای زبان سند شما مترجم رسمی دارد یا نه.
