از لحظهای که تصمیم به مهاجرت میگیرید تا روزی که سوار هواپیما میشوید، صدها خان رستم را باید رد کنید. یکی از این خانهای به شدت اعصابخردکن، ماجرای ترجمه مدارک و گرفتن تاییدیه است که گاهی به خاطر ریجکت مدارک توسط وزارت خارجه با بن بست مواجه می شود.
فرض کن ماهها وقت گذاشتهای، مدارکت را جمع کردهای، پول ترجمه دادهای و با خیال راحت منتظری تا پکیج نهایی را تحویل بگیری و برای سفارت بفرستی. ناگهان از دارالترجمه تماس میگیرند و میگویند: «متاسفانه مدارک شما از طرف وزارت خارجه ریجکت شده است.»
همان لحظه انگار آب یخ روی سر آدم میریزند. چرا؟ مگر من چه کار اشتباهی کردم؟ مدرکم که تقلبی نبود!
وزارت خارجه شوخی ندارد. آنها روزانه هزاران مدرک را بررسی میکنند و قوانین بسیار سفت و سختی دارند. یک خطای کوچک، یک مهر کمرنگ یا یک کلمه جابهجا، کافی است تا مهر تایید روی مدرک شما نخورد. در این مقاله میخواهم خیلی دوستانه و شفاف، بدون کلمات قلمبهسلمبه، به شما بگویم چرا این اتفاق میافتد. میخواهیم ۵ دلیل اصلی این ریجکتیها را زیر ذرهبین ببریم تا شما تو این تلهها نیفتید.
۱. عدم ارائه اصل مدارک؛ کپی برابر اصل به کارشان نمیآید
خیلی از ما فکر میکنیم اگر یک مدرکی را گم کردهایم یا الان دسترسی به آن نداریم، کپی برابر اصل آن که توسط دفترخانه مهر شده، میتواند کارمان را راه بیندازد. یا مثلا پیش خودمان میگوییم: «خب دارالترجمه که کپی رو دیده و ترجمه کرده، دیگه چرا وزارت خارجه اصلش رو میخواد؟»
ببینید، کارشناس وزارت خارجه که آن سوی گیشه یا پشت میز بررسی نشسته، سوگند خورده که اصالت یک سند را تایید کند. او نمیتواند روی یک تکه کاغذ که صرفا کپی است (حتی اگر صد تا مهر کپی برابر اصل داشته باشد) مهر تایید بینالمللی بزند. وزارت خارجه به عنوان نماینده دولت ایران در مقابل کشورهای دیگر مسئول است. آنها باید بافت کاغذ، هولوگرامها، واترمارکها و جوهر خودکار رئیس دانشگاه یا مدیر شرکتی که مدرک را امضا کرده، با چشم خودشان ببینند.
موقعیتی را تصور کنید که شما فقط ترجمه گواهی کارتان را همراه با یک کپی بیکیفیت فرستادهاید. کارشناس وزارت خارجه چطور باید بفهمد این مدرک با فتوشاپ ساخته نشده است؟ پس یادتان باشد، هر مدرکی که ترجمه میشود، اصلش باید مثل سایه به آن چسبیده باشد و به وزارت خارجه ارسال شود. بدون اصل مدرک، پرونده شما حتی بررسی هم نمیشود و در همان ثانیه اول ریجکت خواهد شد. لذا ترجمه با کپی برابر اصل امکان پذیر نیست؛ البته استثنائاتی در این باره وجود دارد.
۲. عدم ارائه تاییدیه یا سند پشتیبان؛ مدارک یتیم تایید نمیشوند!
این یکی از شایعترین دلایل ریجکت مدارک توسط وزارت خارجه است و معمولا هم بیشترین حرص را درمیآورد. خیلی از مدارک در ایران، برای اینکه رسمیت پیدا کنند، نیاز به یک “سند مادر” یا “تاییدیه سیستمی” دارند.
مثلا فرض کنید دانشنامه لیسانس دانشگاه آزاد را میخواهید ترجمه و تایید کنید. شما نمیتوانید فقط خود دانشنامه را بفرستید. وزارت خارجه میگوید: «من از کجا بدانم این دانشنامه در سیستم دانشگاه آزاد ثبت شده؟» شما باید از قبل هولوگرام یا مهر سازمان مرکزی دانشگاه آزاد را روی آن گرفته باشید. یا در مورد مدارک پزشکی، تا زمانی که مهر سازمان نظام پزشکی و وزارت بهداشت روی مدرک نباشد، وزارت خارجه به آن نگاه هم نمیکند.
یک مثال سادهتر بزنم؛ دیپلم و پیشدانشگاهی. شما اصل دیپلم را دارید، خیلی هم تمیز و مرتب. اما برای تاییدش، حتما به “تاییدیه تحصیلی” نیاز دارید که باید از سامانه آموزش و پرورش بگیرید و کُدش را به دارالترجمه بدهید.
وزارت خارجه مثل یک حلقه از یک زنجیر است. اگر حلقههای قبلی (یعنی تاییدیه سازمانهای صادرکننده) وصل نباشند، این حلقه آخر هم وصل نمیشود. پس همیشه قبل از ترجمه، از دارالترجمه بپرسید: «این مدرک من پیشنیاز یا تاییدیه خاصی میخواد؟»
۳. عدم برخورداری مدارک از مهرهای لازم؛ امضا بدون مهر اعتبار ندارد
شاید باورتان نشود چقدر از مدارک فقط به خاطر نبودن یک مهر ساده با ریجکت مدارک توسط وزارت خارجه مواجه میشوند. ما در یک سیستم بروکراسی زندگی میکنیم که اعتبار هر چیزی به مهرهای پای آن است. یک نامه رسمی، هرچقدر هم که سربرگ زیبایی داشته باشد و مدیرعامل با خودکار طلایی آن را امضا کرده باشد، اگر مهر شرکت یا سازمان روی آن نخورده باشد، از نظر وزارت خارجه یک کاغذ باطله است.
گاهی اوقات قضیه پیچیدهتر است. مثلا شما یک گواهی سابقه کار از یک شرکت خصوصی دارید. امضا دارد، مهر شرکت هم دارد. اما وزارت خارجه آن را ریجکت میکند! چرا؟ چون برای تایید گواهی کار شرکتهای خصوصی، شما باید دفترچه بیمه یا سابقه بیمه تامین اجتماعی همان دوران را هم ضمیمه کنید تا ثابت شود شما واقعا آنجا کار میکردید و حقوق میگرفتید.
یا مثلا نامههای بانکی. خیلی وقتها رئیس شعبه نامه را امضا میکند و مهر شعبه را میزند، اما وزارت خارجه آن را تایید نمیکند چون نامههای بانکی برای تایید نهایی نیاز به مهر “امور بینالملل” یا “اداره مرکزی” آن بانک دارند. کارشناس وزارت امور خارجه نمونه مهر همه سازمانها و ادارات مرکزی را در سیستم خود دارد و مدارک شما را با آنها تطبیق میدهد. اگر مهری ناقص باشد، کمرنگ باشد طوری که خوانده نشود، یا اصلا وجود نداشته باشد، مدرک شما بدون تعارف برمیگردد.
۴. غیرقابل تایید بودن ماهیت مدرک؛ هر نوشتهای سند رسمی نیست
اینجا دقیقا همان جایی است که خیلیها با دارالترجمهها بحثشان میشود. شخص میآید و میگوید: «من سه تا تقدیرنامه از مدیرم دارم، دو تا گواهی قهرمانی مسابقات محلهمان را دارم، یک رزومه ده صفحهای عالی نوشتهام، انگیزه نامهام (SOP) را هم خودم تنظیم کردهام. همه اینها را ترجمه کنید و تاییدیه وزارت خارجه بگیرید.»
بگذارید یک بار برای همیشه این موضوع را روشن کنیم: وزارت امور خارجه ایران، فقط و فقط اسناد رسمی یا مدارکی را تایید میکند که ریشه در یک نهاد رسمی دارند.
رزومه (CV) یا انگیزهنامه، نوشتههای شخصی شما هستند. هیچ سازمان دولتی در ایران نمیتواند تایید کند که شما در رزومهتان راست گفتهاید یا نه. بنابراین وزارت خارجه هیچوقت روی رزومه شما مهر نمیزند.
توصیهنامههای اساتید (Recommendation Letters) هم همینطور. استاد شما نظر شخصیاش را درباره شما نوشته است. وزارت خارجه چطور میتواند نظر شخصی یک نفر را به عنوان یک سند رسمی دولتی تایید کند؟ گواهیهای حضور در سمینارهای متفرقه، لوحهای تقدیر داخلی شرکتها، گواهی قهرمانی در مسابقات غیررسمی، هیچکدام قابلیت تایید توسط وزارت خارجه را ندارند. دارالترجمه میتواند اینها را با مهر خودش (مهر مترجم) برایتان ترجمه کند، اما ارسال آنها به وزارت خارجه فقط باعث از دست رفتن زمان و ریجکت شدن کل پکیج شما میشود.
۵. وجود کلمات و ادعاهای غیرقابل تایید در اصل سند
گاهی اوقات اصل مدرک مشکلی ندارد و نباید با ریجکت مدارک توسط وزارت خارجه مواجه شود. چراکه مهرها کامل است، پیشنیازها هم رعایت شده، اما متن خود مدرک کار دستتان میدهد! وزارت خارجه فقط امضاها را چک نمیکند، بلکه نگاهی هم به محتوای ترجمه شده میاندازد.
فرض کنید شرکت برای شما یک گواهی کار نوشته با این مضمون: «آقای فلانی از سال فلان تا فلان در این شرکت کار کرده و ایشان بهترین، باهوشترین و امینترین مهندس کل خاورمیانه هستند و پروژههایی که ایشان انجام دادند میلیاردها دلار سود برای کشور داشته است.»
وزارت خارجه این مدرک را ریجکت میکند. چرا؟ چون اینها ادعاهای اغراقآمیز و غیرقابل اثباتی هستند. نهاد دولتی فقط فکتها و واقعیتهای قابل اندازهگیری را تایید میکند. «آقای ایکس از تاریخ الف تا ب، با سمت ی در این شرکت مشغول به کار بوده است.» تمام.
یا مثلا در یک گواهی پزشکی نوشته شده: «این بیمار به دلیل آب و هوای بد تهران دچار این بیماری شده است.» وزارت خارجه صلاحیت تایید ارتباط آب و هوای تهران با بیماری شخص را ندارد. کلمات باید دقیق، رسمی، مستند و بدون بار احساسی یا ادعاهای ثابتنشده باشند. اگر شرکتی برایتان نامه میزند، از آنها بخواهید خیلی ساده، خشک و رسمی فقط سوابق کاری شما را بنویسند.
یک توصیه درباره ریجکت مدارک توسط وزارت خارجه
خیلی از متقاضیان برای اینکه هزینههایشان کمی پایین بیاید، به دارالترجمه میگویند: «شما فقط ترجمه کن، من خودم مدارک را میبرم تائیدیه دادگستری و مهر وزارت خارجه را میگیرم.»
باور کنید این یکی از اشتباهترین تصمیماتی است که میتوانید در پروسه مهاجرتتان بگیرید.
شما مدارک را میگیرید، یک روز کامل مرخصی میگیرید، در ترافیک و طرح ترافیک تهران اسیر میشوید، جای پارک پیدا نمیکنید، در صفهای طولانی وزارت خارجه میایستید و وقتی نوبتتان شد، کارشناس به خاطر یکی از همان ۵ دلیلی که بالاتر گفتم (مثلا نقص یک مهر کوچک)، کل مدارک را به شما پس میدهد. حالا باید برگردید، نقص را برطرف کنید و دوباره این مسیر عذابآور را طی کنید.
اما وقتی صفر تا صد کار را به یک دفتر ترجمه رسمی معتبر میسپارید، چه اتفاقی میافتد؟
مدیر دارالترجمه یا نماینده قانونی آنها، روزی دهها بار با این قوانین سر و کله میزند. نماینده دارالترجمه قبل از اینکه حتی مدرک شما را برای ترجمه بفرستد، با یک نگاه میفهمد که آیا این مدرک از نظر دادگستری و وزارت خارجه قابل تایید هست یا نه. آنها پیشنیازها را میشناسند، میدانند فلان بانک الان مهرش تغییر کرده، میدانند فلان سازمان باید حتما نامه ضمیمه داشته باشد.
وقتی شما کار را به کاردان میسپارید، مسئول دفتر تمامی جوانب را بررسی میکند. اگر نقصی باشد، همان روز اول به شما میگوید تا برطرفش کنید. او با رابطههای کاری و تجربهای که دارد، تاییدیه وزارت را بدون دردسر و بدون رفتوآمدهای فرسایشی برای شما میگیرد.
لطفا در این یک مورد خاص، دنبال ارزانتر تمام کردن کار نباشید. هزینه رفتوآمد، مرخصی از کار، اعصابخوردی و از همه مهمتر، ریسک تاخیر در ارسال مدارک به سفارت، خیلی بیشتر از پولی است که به عنوان حقالزحمه تاییدات به دارالترجمه میپردازید. اولویت شما در این مرحله فقط و فقط باید کیفیت و دقت باشد.
سوالات متداول
خیر، اصلا اینطور نیست. ریجکت شدن به معنای باطل شدن مدرک شما نیست. کارشناس معمولا یک برگه رفع نقص روی مدرک میگذارد و دلیل عدم تایید را مینویسد (مثلا: نیاز به مهر سازمان مرکزی دارد). شما کافی است آن نقص را برطرف کنید و مدرک را مجددا برای تایید ارسال کنید.
معمولا پس از اتمام کار ترجمه و تایید دادگستری، اخذ تاییدیه وزارت امور خارجه بین ۱ تا ۲ روز کاری زمان میبرد. البته این زمان به شرطی است که مدارک شما هیچ نقص قانونی نداشته باشد و تمام پیشنیازها رعایت شده باشد.
خیر، این امکان وجود ندارد. روند تاییدات در ایران یک مسیر خطی است. مدرک ابتدا توسط مترجم رسمی روی سربرگ قوه قضاییه چاپ و مهر میشود، سپس باید به تایید اداره امور مترجمان (دادگستری) برسد و تنها پس از مهر دادگستری است که وزارت امور خارجه آن را بررسی و تایید میکند. شما نمیتوانید دادگستری را دور بزنید.