کسی زنگ میزند و میپرسد ترجمه رسمی شناسنامه چقدر میشود. عدد را میشنود، توی ذهنش جمع میبندد و راه میافتد. یک ساعت بعد فاکتور جلویش است و با آنچه شنیده بود فاصله دارد. کسی دروغ نگفته و کسی سرش کلاه نگذاشته. آن عدد اول فقط «حقالترجمه» بوده، یعنی یکی از چند قلمی که کنار هم مینشینند و فاکتور را میسازند. ترجمه رسمی با ترجمه معمولی فرق دارد و این فرق توی جیب هم حس میشود. ترجمه معمولی توافقی است و میشود چانه زد. در ترجمه رسمی نرخها را قوه قضاییه هر سال به دفاتر ابلاغ میکند و دفتر باید همان را دریافت کند. پس قیمت پایه ثابت است، ولی دورش یک سری هزینههای پنهان ترجمه رسمی هست که معمولاً تلفنی گفته نمیشود.
یک واقعیت هم هست که خیلیها نمیدانند. بیش از ۱۲۰ کشور عضو کنوانسیون آپوستیل هستند و ایران جزو آنها نیست. یعنی مدرک ایرانی برای اعتبار بیرون از مرز معمولاً باید از چند دروازه رد شود، و هر دروازه خرج خودش را دارد.
خبر خوب این است که بیشتر این هزینهها قابل پیشبینیاند. با چند سؤال ساده قبل از سفارش، سهم بزرگی از آنها را میشود حذف کرد یا دستکم دقیق حساب کرد. در ادامه فاکتور ترجمه رسمی را تکهتکه باز میکنیم تا ببینی هر قلم از کجا آمده. عدد تومان نمینویسیم، چون نرخنامه هر سال عوض میشود. ساختار فاکتور تقریباً ثابت میماند و مقاله برای همین ساختار نوشته شده است.
عدد اول دقیقاً چه چیزی را میگوید؟
نرخنامه ترجمه رسمی اسناد را دو دسته میکند. دسته اول «اسناد تیپ» یا فرمدار است، مثل شناسنامه، کارت ملی، گواهینامه و گواهی عدم سوءپیشینه. شکل اینها برای همه یکی است و فقط اسم و تاریخ عوض میشود، پس هر کدام قیمت مشخص خودش را دارد. دسته دوم «غیرتیپ» است، یعنی متن آزاد مثل قرارداد، نامه، اساسنامه یا گزارش. اینجا قیمت بر اساس تعداد کلمه محاسبه میشود و نرخ هر کلمه در زبانهای غیرانگلیسی از انگلیسی بالاتر است.
نکتهای که همهچیز را روشن میکند این است: مبالغ داخل نرخنامه فقط هزینه ترجمه است. خدمات دفتری، تأییدیهها و کپیها جدا حساب میشوند. وقتی کسی میگوید «شناسنامه فلانقدر است»، درست میگوید، ولی آن عدد کل ماجرا نیست.
نرخنامه باید در دفتر قابل دیدن باشد. طبق قانون، تعرفه باید روی دیوار دارالترجمه نصب شود. اگر یادت نیست کجا را دیدهای، بپرس. مشکلی ندارد.
هزینه دفتری: پانچ، پلمپ، کپی و بارکد
اولین قلم بعد از ترجمه معمولاً خدمات دفتری است. این بخش شامل پانچ، پلمپ، کپی و ثبت بارکد میشود و به ازای هر مدرک به فاکتور اضافه میشود.
توی ذهن آدم «ترجمه» یعنی یک کاغذ که متن روی آن نوشته شده. در عمل ترجمه رسمی یک مجموعه است. صفحه ترجمه با مهر و امضای مترجم، کپی مدرک اصلی که به آن پیوست میشود، پلمپ که این دو را به هم قفل میکند، و بارکدی که ردی از کار را در سیستم میگذارد. همین مجموعه است که از یک ترجمه ساده، سند رسمی میسازد. پس این هزینه واقعاً خرج «کاغذبازی» نیست و بخشی از خود سند است.
نکته عملی اینجاست که این هزینه به ازای هر مدرک حساب میشود، نه هر سفارش. کسی که پنج مدرک جدا میدهد پنج بار آن را میپردازد. اگر چند مدرک کوچک داری، از قبل بشمار.
تأیید دادگستری و وزارت خارجه: بزرگترین قلم پنهان
اگر یک جا هزینه ترجمه رسمی از حدس آدم بالاتر میزند، همینجاست.
ترجمه رسمی سه سطح دارد. سطح اول فقط مهر و امضای مترجم رسمی است. سطح دوم تأیید دادگستری است و سطح سوم تأیید وزارت امور خارجه. هر سطح جدا هزینه دارد. در نرخنامههای اخیر، تأیید دادگستری با بارکد جداگانه حساب میشود و مهر وزارت خارجه به ازای هر صفحه. عبارت «به ازای هر صفحه» را دوباره بخوان. یعنی ترجمه ششصفحهای، شش بار مهر خارجه میخواهد. هر صفحهای که به مدرکت اضافه میشود، روی این قلم اثر میگذارد.
سؤال اصلی این است که اصلاً به این تأییدها نیاز داری یا نه. جواب را دارالترجمه نمیدهد، مرجع مقصد میدهد. در بعضی پروندهها همان ترجمه رسمی کافی است و در بعضی دیگر باید به تأیید دادگستری و خارجه هم برسد. پس این تأییدها را باید بر اساس درخواست مرجع مقصد گرفت، نه بهصورت پیشفرض.
پیشنهادمان این است که از دانشگاه، سفارت یا سازمانی که مدرک را میخواهد بخواهی شرایط را کتبی بگوید. یک ایمیل یا اسکرینشات از صفحه راهنمای خودشان کافی است. کسی که «حتماً همه تأییدها را بگیر» را از یک آشنا شنیده و بدون بررسی اجرا کرده، ممکن است چند صد هزار تومان برای چیزی بدهد که هیچوقت خواسته نشده بود.
وقتی سفارت وارد ماجرا میشود
چون ایران عضو آپوستیل نیست، مدارک برای مقصدهای خارجی معمولاً مسیر «تصدیق» را میروند. این مسیر سه مرحله دارد: تأیید دادگستری، تأیید وزارت امور خارجه و در نهایت تأیید سفارت یا کنسولگری کشور مقصد در ایران. دو مرحله اول را دارالترجمه انجام میدهد و هزینهشان توی فاکتور میآید. مرحله سوم، یعنی هزینه و وقت سفارت، جداست و به خود سفارت پرداخت میشود. پیک و ارسال هم اگر لازم باشد جداگانه است. کسی که بودجهاش را فقط روی «هزینه دارالترجمه» بسته، اینجا غافلگیر میشود.
کپی برابر اصل و ضمیمهها
هر صفحهای که همراه ترجمه پیوست میشود، هزینه خودش را دارد. طبق نرخنامههای اخیر هزینه تصدیق هر صفحه کپی پیوست با مهر و امضای مترجم جداگانه حساب میشود.
فرق سند تکبرگ با سند چندبرگ اینجا معلوم میشود. کارت ملی یک برگ است. ولی سند ازدواج، شناسنامههای قدیمی و بعضی مدارک تحصیلی صفحات متعدد دارند. در سند ازدواج باید کپی همه صفحات با مهر مترجم به ترجمه پیوست شود و بهخاطر تعداد صفحه، این هزینه از مدارک دیگر بیشتر میشود. چیزی که به چشم «یک مدرک» است، برای دفتر ممکن است چند صفحه پیوست باشد.
نسخه اضافه: ارزان اگر همان لحظه بگیری
فرض کن برای ویزا ترجمه رسمی میخواهی و همان مدرک را باید به بانک هم بدهی. یا برای سه دانشگاه اپلای میکنی و هر کدام یک نسخه میخواهد. سؤال این است که نسخه دوم و سوم را همان روز اول بگیری یا بعداً.
طبق نرخنامههای اخیر، هزینه هر نسخه اضافه فقط اگر همزمان با مراجعه اول گرفته شود درصدی از هزینه ترجمه است. مراجعه بعدی کار جدید حساب میشود. بعضی دفاتر برای مشتری قدیمی ارفاق میگذارند، ولی نمیشود روی آن حساب کرد.
پس قبل از اینکه دفتر را ترک کنی، از خودت بپرس همین مدرک را به چند جا باید بدهم. یک نسخه اضافه امروز بسیار ارزانتر از ترجمه دوباره ماه بعد است.
ردیفهای ریزی که به بعضی اسناد اضافه میشود
بعضی مدارک قیمت ثابت ندارند و هر «رویداد» داخلشان یک ردیف جدا میسازد.
- پاسپورت: ترجمه هر صفحه گذرنامهای که مهر و امضا یا روادید دارد هزینه جداگانه دارد. پاسپورت کسی که هر چند ماه یک بار به استانبول، تفلیس یا باکو سفر کرده، پر از مهر است و ترجمهاش با پاسپورت تازهای که هنوز صفحه سفیدش زیاد است زمین تا آسمان فرق دارد.
- شناسنامه: برای هر مورد ثبت واقعه، مثل ازدواج، طلاق، فوت همسر، هر فرزند یا توضیحات، مبلغ اضافهای به هزینه پایه اضافه میشود. شناسنامه یک آدم مجرد با شناسنامه یک نفر متأهل با دو بچه، فاکتورهای متفاوتی میسازند.
- سند ملک: ترجمه هر انتقال ثبتشده در سند ملک جداگانه هزینه دارد. ملکی که چند دست گشته، فاکتورش سنگینتر از ملکی است که یک بار سند خورده.
منطقش ساده است: مترجم برای هر ردیف باید ترجمه کند و مسئولیتش را بپذیرد. ولی چون این قلمها روی فاکتور اولیه دیده نمیشوند، بیشتر از همه غافلگیر میکنند.
فوریت: پولی که بابت زمان میدهی
فاکتور ترجمه رسمی میتواند یک ردیف «فوریت» هم داشته باشد. هزینه فوریت یکی از بخشهایی است که در فاکتور نهایی اثر میگذارد.
فوریت گاهی واقعاً لازم است. وقت سفارت تعیین شده و مهلت دانشگاه نزدیک است. ولی اغلب فوریت نتیجه دیر شروع کردن است. چیزی که یک ماه پیش میشد با نرخ عادی انجام داد، حالا با نرخ فوری حساب میشود.
بخش اعظم این دیرکرد از بیرون دارالترجمه میآید، مثلاً از تأییدیهای که باید قبل از ترجمه میگرفتی و نگرفتی. در بخشهای بعد به آن میرسیم. یک نکته هم درباره زبان: زمان ترجمه به تعداد مترجم رسمی هر زبان بستگی دارد، پس زبانهای کممترجم صف طولانیتری دارند و فوریتشان سختتر میشود.
زبان مقصد و متنهای غیرتیپ
قیمتی که در ذهن داری احتمالاً برای انگلیسی است، چون بیشتر مثالها و جدولهای اینترنتی بر مبنای انگلیسی نوشته شدهاند. برای ترکی استانبولی، روسی، عربی، آلمانی و بقیه زبانها نرخ عوض میشود. همانطور که گفتیم برای متن غیرتیپ، نرخ هر کلمه غیرانگلیسی از انگلیسی بیشتر است.
برای کسی که در تبریز زندگی میکند، این موضوع اهمیت بیشتری دارد. ترکیه و قفقاز نزدیکترین مقصدها هستند و خیلی از پروندهها به زبانهایی غیر از انگلیسی نیاز دارند. همان مدرکی که برای انگلیسی حساب کرده بودی، برای ترکی ممکن است قیمت دیگری داشته باشد.
روی متنهای آزاد هم یک دام هست. قرارداد، اساسنامه، نامه کاری و گزارش بر اساس کلمه حساب میشوند. قبل از اینکه تأیید کنی، بپرس تقریباً چند کلمه است و چه بازه قیمتی دارد. «یک قرارداد کوتاه» ممکن است اصلاً کوتاه نباشد.
هزینههای پنهان ترجمه رسمی که اصلاً توی دارالترجمه نمیپردازی
بعضی از گرانترین قلمهای ماجرا اصلاً روی فاکتور دارالترجمه نمینشینند. مثال روشنش مدارک تحصیلی است.
اگر مدرکت از دانشگاههای تحت نظر وزارت علوم است، قبل از ترجمه باید تأییدیه بگیری. این کار از طریق سامانه سجاد انجام میشود و کد صحتی که میدهد پیشنیاز ترجمه رسمی است. برای بقیه هم مسیر جداست: فارغالتحصیلان وزارت بهداشت به سامانه مخصوص خودشان مراجعه میکنند، فارغالتحصیلان دانشگاه آزاد مدارکشان را به تأیید سازمان مرکزی میرسانند و مدارک مدرسه باید توسط آموزش و پرورش تأیید شوند.
این مراحل معمولاً پول زیادی نمیخواهند، ولی وقت میخواهند، و وقت روی پروژههای مهاجرتی و اپلای اثر مستقیم دارد. کسی که یک هفته مانده به مهلت میفهمد باید تأییدیه بگیرد، برای فوریت پول میدهد و شاید دیرش هم بشود.
بقیه اقلام بیرونی را هم حساب کن: رفتوآمد، چاپ اسناد، پیک، تأیید سفارت و گرفتن نسخههای اصل. هیچکدام تعرفه ندارند، ولی توی بودجه واقعی هستند.
هزینهای که خیلیها فراموش میکنند: اشتباه و ترجمه دوباره
بزرگترین خرج پنهان، ترجمه دوباره است، و بیشتر وقتها ریشهاش یکی از این چند مورد است:
- تأیید اضافه یا کمشده. یا برای چیزی که لازم نبود دادگستری و خارجه گرفتهای، یا فکر کردهای لازم نیست و مرجع مقصد دوباره ترجمه خواسته.
- املای نام. اگر اسم، نام پدر یا نام خانوادگی در ترجمه با پاسپورت فرق داشته باشد، ممکن است مرجع مقصد ایراد بگیرد. پاسپورت را موقع سفارش همراه ببر و از مترجم بخواه املا را با آن یکی کند.
- مدرک ناقص. اصل مدرک خط افتاده، لکه دارد یا صفحهای کم دارد. مترجم باید همه چیز را ترجمه کند و هر چیز خوانا نباشد، در فرایند ثبت میشود.
- زبان یا قالب اشتباه. زبان ترجمه به کشور مقصد و سازمان دریافتکننده بستگی دارد. ترجمه رسمی انگلیسی برای جایی که آلمانی میخواهد به هیچ دردی نمیخورد.
راه پیشگیری همان کاری است که در بخش تأییدها گفتیم. اول از سازمان مقصد بپرس چه چیزی، به چه زبانی و با چه تأییدهایی میخواهد. بعد ترجمه را سفارش بده، نه برعکس.
وقتی قیمتی خیلی پایینتر از بقیه میشنوی
هر کسی که ترجمه رسمی سفارش داده، شنیده که «فلانجا ارزانتر است». این جمله را با احتیاط باید شنید.
دفتر رسمی به نرخنامه مصوب بسته است و روی قیمت پایه اختیاری ندارد. پس اگر عددی خیلی پایینتر شنیدی، یکی از این سه حالت را دارد: یا آن سرویس اصلاً ترجمه رسمی نیست، یا قیمتی که گفته فقط حقالترجمه است و بقیه اقلام بعداً میآید، یا چیزی را جا انداخته. در ترجمه غیررسمی قیمت ثابتی وجود ندارد و بیشتر توافقی است، و همین توافقی بودن است که نمیشود با مرجعی مثل سفارت یا اداره ثبت ازش دفاع کرد.
راه عملی این است که قیمت را یک عدد کلی نگیری. فاکتور ریز بخواه: حقالترجمه، خدمات دفتری، دادگستری، خارجه، کپیها، نسخهها. دو دفتر را کنار هم که بگذاری، تفاوت واقعی معلوم میشود.
سه موقعیت واقعی، سه فاکتور متفاوت
دانشجویی که برای دانشگاههای چند کشور اپلای میکند. او قبل از ترجمه باید تأییدیه تحصیلی بگیرد. بعد به ترجمه دانشنامه و ریزنمرات نیاز دارد. اگر دانشگاهها تأیید دادگستری بخواهند، هر صفحه مهر خارجه هم میخورد. چون چند دانشگاه نسخه جدا میخواهند، نسخه اضافه اهمیت پیدا میکند. جایی که بیشترین صرفهجویی ممکن است، همینجاست: همه نسخهها را یکجا بگیرد و از دانشگاهها بپرسد واقعاً کدام تأیید را میخواهند.
زوجی که برای ویزای همراه مدرک میفرستند. شناسنامه دو نفر، سند ازدواج چندصفحهای و شاید گواهی عدم سوءپیشینه. هر صفحه پیوست، هر ردیف ثبت واقعه در شناسنامه و هر صفحه تأیید خارجه روی فاکتور مینشیند. حساب سرانگشتی «دو شناسنامه، یک سند ازدواج» گمراهکننده است و شمردن صفحهها دقیقتر جواب میدهد.
صاحب شرکتی که مدارک را برای شریک خارجی میفرستد. اساسنامه و روزنامه رسمی متن آزادند و بر اساس کلمه حساب میشوند. اگر زبان مقصد انگلیسی نباشد، نرخ بالاتر است. اینجا مهمترین کار برآورد کلمههاست، چون قیمت از ابتدا مبهم است.
قبل از سفارش، این هشت سؤال را بپرس
اگر فقط یک قسمت این مقاله را ذخیره میکنی، همین فهرست باشد:
- مرجع مقصد دقیقاً چه چیزی میخواهد: فقط مهر مترجم، یا دادگستری و خارجه هم؟
- ترجمه به چه زبانی باید باشد؟
- مدرکم قبل از ترجمه به تأییدیه بیرونی (سجاد، وزارت بهداشت، آموزش و پرورش و غیره) نیاز دارد؟
- مدرکم چند صفحه دارد و چند صفحهاش باید پیوست شود؟
- به چند نسخه نیاز دارم و آیا میتوانم همه را همین حالا بگیرم؟
- آیا ردیف اضافه دارد؟ مثلاً مهر و روادید پاسپورت، ثبت واقعه در شناسنامه یا انتقال در سند.
- فوریت لازم است یا زمان کافی دارم؟
- میشود فاکتور تفکیکشده و برآورد کل هزینه را قبل از شروع ببینم؟
جمعبندی درباره هزینههای پنهان ترجمه رسمی: عدد اول دروغ نیست، فقط ناقص است
ترجمه رسمی گرانفروشی خاصی ندارد، ولی ناقصفروشی دارد. قیمتی که اول میشنوی درست است و فقط بخشی از تصویر را نشان میدهد. بقیه تصویر را خودت باید با سؤالهای بالا کامل کنی.
آدمهایی که کمترین غافلگیری را دارند کسانی نیستند که بهترین قیمت را پیدا کردهاند. کسانیاند که قبل از شروع میدانند مرجع مقصد چه میخواهد و مدارکشان را شمردهاند. اگر در تبریز هستی، میتوانی لیست مدارک و مقصدت را به دارالترجمه در تبریز بگویی و قبل از سفارش یک برآورد ریز بخواهی. اینطوری هیچ عددی بعد از تحویل به فاکتورت اضافه نمیشود.
سؤالات متداول درباره هزینههای پنهان ترجمه رسمی
روی قیمت پایه نه. نرخها را قوه قضاییه سالانه اعلام میکند و دفاتر باید طبق آن دریافت کنند. ولی جاهایی هست که کنترل دست خودت است: تأییدهایی که واقعاً لازم نیستند را نگیر، نسخههای اضافه را یکجا سفارش بده، فوریت نخواه اگر زمان داری و مدرک را کامل و خوانا تحویل بده تا ترجمه دوباره لازم نشود. صرفهجویی واقعی معمولاً از همینها میآید.
نه. لازم بودنشان به مرجع مقصد بستگی دارد. بعضی پروندهها فقط ترجمه رسمی میخواهند و بعضی تأیید دادگستری و خارجه را هم، پس بهتر است از مرجع مقصد کتبی بپرسی و بعد سفارش بدهی. برای مقصدهایی که تصدیق سفارت هم میخواهند، به این دو تأیید نیاز است، چون ایران عضو آپوستیل نیست.
مشخصات را کامل به دفتر بگو: نوع مدارک، تعداد صفحهها، زبان مقصد، تعداد نسخه، تأییدهای لازم و اینکه فوریت داری یا نه. بعد یک برآورد تفکیکشده بخواه که حقالترجمه، خدمات دفتری، تأییدها و کپیها را جدا نشان بدهد. نرخنامه هر سال بهروز میشود، پس عدد ثابتی که چند سال پیش جایی دیدهای را مبنای تصمیم نگیر.