وقتی صحبت از ترجمه مدارک میشود، معمولاً اولین چیزی که به ذهن میرسد این است که «خب یه مترجم پیدا میکنم، میدم ترجمه میکنه، تمام.» اما اگر یک بار برای سفارت، دانشگاه یا حتی یک اداره ساده نیاز به ترجمه داشته باشی، خیلی زود میفهمی که داستان به همین سادگی نیست. چندتا نکته ریز و درشت دارد که اگر از اول حواست باشد، هم وقتت تلف نمیشود، هم اعصابت.
۱. اصل مدارک را آماده کن؛ کپیها کار را جلو نمیبرند
فرض کن رفتی دفتر ترجمه و به مترجم فقط یک عکس موبایلی نشان دادی. خب طبیعی است که نمیشود. برای ترجمه رسمی تقریباً همیشه اصل مدرک لازم است. اگر هم اصل را نداری، از قبل بپرس آیا میشود از نسخه الکترونیکی یا گواهی موقت استفاده کرد یا نه. خیلیها همین مرحله را اشتباه شروع میکنند و چند روز عقب میافتند.
۲. مطمئن شو مدرکت نیاز به تأییدات دارد یا نه
بعضی مدارک فقط ترجمه میخواهند. بعضی دیگر باید اول دادگستری و وزارت خارجه تأییدشان کند. مثلاً ترجمه رسمی شناسنامه معمولاً راحت است، اما مدارک تحصیلی بسته به دانشگاه و سال صدور ممکن است یک امضا کم داشته باشند. اگر هم امضا ناقص باشد… بله، دوباره باید بروی دانشگاه. پس از قبل از دفتر ترجمه بپرس: این مدرک تأییدات لازم دارد؟
۳. اسمها را دقیق چک کن؛ کوچکترین اشتباه دردسرساز است
اسم پدر، اسم مادر، نام خانوادگی، حتی یک حرف کوچک اگر اشتباه ترجمه شود، ممکن است سفارت گیر بدهد. این اشتباهها هم بیشتر زمانی رخ میدهند که خود فرد قبلاً در مدارکش چند مدل مختلف اسم دارد.
مثلاً در کارت ملی نوشته “Mohammadi”، در پاسپورت “Mohammady”همین تفاوتهای کوچک بعدها جلوی کار را میگیرند.
۴. ترجمه حکم معجزه ندارد؛ اطلاعات اشتباه را درست نمیکند
بعضیها فکر میکنند مترجم قرار است مدرکشان را «بهبود» دهد. نه. ترجمه مدارک یعنی انتقال دقیق همان چیزی که روی مدرک است. اگر تاریخ اشتباه است، اگر اسم ناقص است، اگر مدرک مشکل دارد… اول باید اصل مدرک را اصلاح کنی. مترجم اجازه ندارد چیزی را «به نفع شما» تغییر دهد.
۵. همه چیز ترجمه نمیشود؛ بعضی مدارک اصلاً قابلیت ترجمه رسمی ندارند
فرض کن یک قرارداد دستنویس داری که دو نفر پای آن فقط امضا گذاشتهاند. یا یک رسید ساده. اینها معمولاً ترجمه رسمی نمیشوند. دفاتر ترجمه طبق قانون اداره مترجمان رسمی کار میکنند، یعنی سند باید اعتبار قانونی داشته باشد. پس قبل از هر چیز بپرس: این مدرک قابل ترجمه هست یا نه؟
۶. زمان همیشه کمتر از چیزی است که فکر میکنی
ترجمه مدارک کاری نیست که دقیقه نودی انجام شود. مخصوصاً اگر چندتا مدرک داشته باشی، یا نیاز به تأییدات باشد. مثلاً ترجمه رسمی سند ازدواج یک روزه آماده میشود؛ اما اگر بخواهی تأییدات وزارت خارجه هم بگیری، ممکن است چند روز طول بکشد. برای همین اگر پرواز یا وقت سفارت داری، از قبل برنامهریزی کن.
۷. اگر مدرک قدیمی است، احتمالاً یک امضای ناقص کمین کرده
خیلی از مدارک قدیمی مثل دیپلمهای قبل از ۸۴ یا مدارک دانشگاهی صادرشده قبل از سالهای جدید معمولاً امضا یا مهر استاندارد ندارند و برای تأییدات مشکل ایجاد میکنند. دفتر ترجمه از ظاهر مدرک میفهمد. پس مدارک را به مترجم رسمی نشان بده و نظرش را بپرس.
۸. ترجمه را با پاسپورتت تطبیق بده
ساده است، اما خیلیها انجام نمیدهند. هرچیزی که در پاسپورت آمده – مثل spelling دقیق اسم و نام خانوادگی – باید در همه ترجمهها یکسان باشد. اگر پاسپورت نداری، معمولاً استاندارد سازمان ثبت ملاک است. ولی بهترین کار این است که قبل از شروع ترجمه یک بار همه چیز را با پاسپورت هماهنگ کنی.
۹. تعداد نسخههای ترجمه را از همان اول مشخص کن
خیلی وقتها دانشجوها یا مهاجرها فقط یک نسخه ترجمه میگیرند و بعد تازه میفهمند برای سفارت، دانشگاه، وکیل و حتی محل کار چند نسخه لازم دارند. بعد باید دوباره مراجعه کنند، دوباره وقت، دوباره هزینه. بپرس ببین: برای مقصد من معمولاً چند نسخه لازم است؟
۱۰. یک مترجم باتجربه از صدتا توصیه پراکنده بهتر است
مهمتر از همه این است که پیش کسی بروی که تجربه واقعی دارد؛ کسی که بداند هر نوع مدرک معمولاً چه ایرادهایی دارد، مقصدهایی مثل آلمان، کانادا یا ترکیه چه سختگیریهایی دارند و چطور باید قبل از ترجمه همهچیز چک شود.
ترجمه مدارک فقط «برگردان لغات» نیست؛ یک کار دقیق اداری است. پس کسب اطلاعات مهم درباره یک دارالترجمه معتبر می تواند راه را برایتان هموار کند.
برای شروع فرآیند ترجمه رسمی مدارک بهترین راه برقراری ارتباط با دفاتر ترجمه رسمی معتبر بدون هیچ واسطه دیگر است.
خیر، برای ترجمه رسمی اسناد و مدارک حتما باید اصل یا المثنی آنها ارائه شود.